11 шагов Executive Search

В этом материале представлены 11 шагов при поиске топ-персонала в компанию. Эти 11 шагов применимы, в первую очередь, при подборе топов с помощью сторонних рекрутинговых компаний или консультантов. Однако, материал может быть интересен и сотрудникам HR-отделов компаний для самостоятельного поиска топ-менеджмента.

Итак, 11 шагов при подборе топ-персонала (или Executive Search) такие:

1. подготовка к встрече с клиентом
2. встреча с клиентом
3. подготовка предложения для клиента и подписание с ним контракта
4. составление т.н. «карты поиска»
5. процесс поиска
6. составление «длинного списка кандидатов»
7. интервьюирование кандидатов «длинного списка» и формирование «короткого списка»
8. отработка «короткого списка»
9. проверка рекомендаций кандидатов
10. финальные переговоры и заключение компанией трудового договора с кандидатом
11. отслеживание судьбы кандидата в компании (follow-up)

Рассмотрим каждый из этапов подробнее.

Подготовка к встрече с клиентом

Подготовка к встрече с клиентами относится, в первую очередь, к рекрутинговым компаниям и внешним консультантам, осуществляющим Executive Search. Однако, если найти топа в компанию поручили внутренней HR-службе, сотрудники должны готовиться также тщательно.

Итак, важно найти всю необходимую информацию о компании — начиная с официального сайта и заканчивая отзывами. По возможности следует пообщаться с действующими и бывшими работниками, иметь представление об особенностях бизнеса, положении компании, её конкурентах, поинтересоваться существующей ситуацией на данном рынке и прогнозами и т.д.

Встреча с клиентом

Очевидно, что при подборе топ-персонала внешнему консультанту нужно не один раз встретиться со всеми руководителями, которые участвуют в принятии решения о найме сотрудника.

Такие встречи необходимы для более четкого понимания исполнителем и самим заказчиком своих требований к кандидатам (занимаемая позиция, должностные обязанности, обязательные требования и т.п.) Кроме того, руководители компании должны помочь консультанту увидеть ситуацию в отрасли, индустрии изнутри.

Нередко совместной работой уже на этом этапе является составление плана существующей в компании организационной структуры. Наличие такого плана позволяет увидеть недостатки (например, неоптимальная иерархия в компании) и возможность исправить их, а также понять, кому будет непосредственно подчиняться будущий сотрудник.

Несколько слов о том, каковы более-менее стандартные требования, предъявляемые к топам:

• опыт работы на аналогичной позиции/выше/ниже в зависимости от размера компании;

• знание своей отрасли и смежных рынков;

• управленческие навыки;

• опыт управления проектами (Project Management);

• нередко — опыт участия в стартапах, построение/изменение структуры компании и бизнес-процессов;

• предпримательский подход и собственный опыт в организации компании (если осуществляется поиск на позицию генерального директора);

• навыки ведения успешных переговоров;

• лидерские качества;

• коммуникабельность, умение выстраивать и поддерживать связи с людьми;

• организаторские способности;

• ориентированность на результат;

• активность, стратегическое мышление.

Консультант, осуществляющий поиск, должен понимать и донести до заказчика, что ищет человека, который выведет компанию на новый уровень и поможет увеличить прибыль, а не того, кто будет более удобен руководству.

Михаил Богданов, основатель, генеральный директор Consort Group, выделяет следующие вопросы, которые внешний консультант должен задать собственнику бизнеса перед началом поиска кандидатов в топ-менеджеры:

1. Что для вас является критериями успеха или неуспеха предыдущего топ-менеджера?

2. Готовы ли вы брать нового топа с рынка или предпочтете искать по связям, либо принять рекомендованного вам назначенца?

3. Очень важный вопрос: вы осуществляете только стратегическое управление бизнесом  или одновременно являетесь топ менеджером, и искомый кандидат будет только выполнять ваши указания? Почему это важно? Есть целый ряд собственников, «отцов-основателей», ярчайших людей, которые хотели бы передать оперативное управление своим бизнесом, поручить другому человеку, но никак не могут отойти хотя бы на шаг в сторону, им все время кажется: «Он «не так» делает. Он не такой, как я» и так далее.

4. Что для вас важнее: деловые качества или лояльность топа, готовность «смотреть вам в рот» и беспрекословно выполнять ваши указания? (Естественно, мы говорим это все в вежливой форме, но, тем не менее, лучше спросить).

5. Какие полномочия вы готовы предоставить топу? Насколько он будет свободен, независим в принятии управленческих решений, в том числе и непопулярных? Готовы ли вы сразу определить зону ответственности, после чего не вмешиваться по мелочам в его деятельность? Составите ли вы новому топу протекцию, поддержку, на период его адаптации или пусть выплывает сам? (Очень важно)

Важный момент, который необходимо обсудить уже на первой встрече — уровень конфиденциальности поиска. В Executive Search это важнейший вопрос в силу сравнительной узости рынка и, следовательно, моментального распространения информации. О конфиденциальности поиска должны знать все, кто в нем участвуют — сам консультант, руководители компании заказчика, служба безопасности, кандидаты и т.п.

Если встречи с руководством компании показывают консультанту невозможность закрыть позицию путем поиска кандидата (например, несоответствие функционала должности, неадекватность клиента, проблемы с бизнес и трудовой этикой в компании и т.п.), необходимо отказываться от работы с клиентом, чтобы в дальнейшем не тратить собственные нервы и не портить себе реноме. 

Подготовка Предложения и подписание контракта (только для внешних консультантов)

Что должно быть в Предложении:

1. задачи — без двусмыленностей, четко и по делу,

2. отражение ситуации в соответствии с тем, что рассказал клиент при встрече,

3. конкретная и полная информация о должности — требования, должностные обязанности, компенсационный пакет, личные качества кандидата и т.п.

Кроме того, необходимо прописать все моменты процесса поиска - сроки, ответственные лица, частота взаимодействия с клиентской стороной, стоимость услуг консультанта, необходимые расходы на поиск кандидатов, варианты работы при отмене/изменении задачи.

Составление «Карты поиска» (Search Map)

«Карта поиска» очень помогает определить, где же физически искать кандидатов. Лучше, конечно, иметь эту карту в физическом виде. Особенно, если дело касается поиска редких специалистов рабочих специальностей. 

Поскольку нередко источниками кадров являются компании-конкуренты, необходимо навести о них справки и далее вместе с заказчиком обсудить, кандидаты из каких компаний наиболее интересны. Кроме того, не стоит забывать про НИИ, преподавателей вузов и журналистов профильных изданий. 

Непосредственно сам поиск

Очевидно, что проще всего начать поиск кандидатов в топ-персонал компании заказчика с интернета. То есть сначала необходимо изучить публикации об индустрии, имеющиеся в свободном доступе в Сети. Затем подключаем журналистов, преподавателей профильных образовательных учреждений, представители и руководители профессиональных ассоциаций и т.п. Не забывайте использовать «карту поиска», справочники, рейтинги, а также собственную базу данных (если таковая имеется).

Для выхода на кандидатов консультант должен иметь убедительную легенду и схему разговора. Необходимо помнить, что топ-персонал — это не рядовые сотрудники компании, поэтому предложение о новом месте работы нужно преподнести правильно, проработать систему аргументов. Не говоря уже о том, что порой добраться до кандидата через секретарей и помощников непросто. Чтобы заинтересовать человека у консультанта будет буквально несколько секунд.

Следует помнить, что необходимо «отработать» всех без исключения кандидатов, которые попадают в «Карту поиска». На основе этого создается «Длинный список» кандидатов.

Поскольку Executive Search — это долгая процедура в отличие от массового подбора персонала, консультант должен держать связь с заказчиком и еженедельно предоставлять отчеты о работе (пусть видят, что вы работаете, а не исчезли в пустоту).

«Длинный список»

В предыдущем пункте был упомянут «Длинный список» кандидатов. Теперь необходимо этот список обсудить с клиентом — от каких-то он уже на этом этапе откажется сам (слишком стар/молод, не тот опыт и т.п.), каких-то, возможно, предложите «забраковать» вы (грубые ответы, незаинтересованность в смене места работы и т.п.).

Крайне важна для консультанта честность в отношениях с клиентом. Так, если в качестве отказа от вакансии кандидат указал какие-то конкретные минусы (небрендовая компания, отсутствие профессионального роста и т.п.), об этом максимально тактично, но нужно сообщить.

Интервьюирование и создание знаменитого «Короткого списка»

На основе «Длинного списка» начинается череда личных интервью и формирование «Короткого списка».

Очевидно, что в ходе интервью проверяется достоверность информации, указанной в резюме, а также определяются сильные и слабые стороны каждого кандидата применительно к данной конкретной вакансии. Проводить интервью необходимо даже в случае, если консультант уже встречался с кандидатом несколько лет назад для трудоустройства в другое место.

Кроме того, на этом этапе консультант рассказывает кандидату о компании клиента. Здесь крайне важно не приукрашивать и не уговаривать кандидата (такое бывает, поскольку консультант может «влюбиться» в клиентскую компанию).

Когда интервьюирование окончено, оставшихся кандидатов необходимо проверить на предмет публикаций в СМИ — провести Media Check. В каких изданиях, какие темы комментировал, по каким поводам о кандидате были заметки в СМИ. Очевидно, что на 90% кандидатов в топ-менеджеры компаний публикации есть и важно, чтобы были сугубо профессиональными.

По результатам Media Check может отсеяться некоторое количество кандидатов и это уже сформированный «Короткий список». Как правило, к этому времени в списке остается 3-5 кандидатов. На каждого кандидата должна быть представлена следующая информация: биография, оценка консультантом кандидата на соответствие вакансии, мотивация кандидата, данные проведенных проверок и т.п.

Очевидно, что такой отчет — это конфиденциальный и уникальный документ, поэтому необходимо передавать его заказчику лично, по возможности избегая почты. 

Отработка «Короткого списка»

Отработка «Короткого списка» — это совместное обсуждение кандидатов с клиентом. В это время клиент может забраковать несколько отобранных кандидатов и реально останется меньшее, чем в «Коротком списке» число претендентов. Нередко случается, что после совместного обсуждения остается только один кандидат.

По итогам предварительного отбора организуется встреча каждого претендента с компанией клиента. Крайне желательно, чтобы на первой встрече консультант, осуществлявший поиск, присутствовал. И конечно, просто необходимо получить обратную связь от каждого претендента, прошедшего интервью. Это нужно и для поддержания доверительных отношений, и для помощи клиенту в выборе сотрудника, поскольку нередко сам клиент сомневается и не может выбрать наиболее подходящего из претендентов. Безусловно, нужно понимать, что за свою оценку консультант несет 100% ответственность.

Проверка рекомендаций в соответствии с договоренностями

Важное дело при поиске топ-менеджмента — проверка рекомендаций. Очевидно, что на этапе собеседований до подписания трудового договора запрещается брать рекомендации с текущего места работы. Это нужно сделать до выхода на новую работу, но после подписания контракта.

Идеальное количество рекомендателей — 10-11 человек. В них должны быть представлены: руководитель, коллега, подчиненный сотрудник, бизнес-партнер, равный по положению, конкурент, контрагент, бывший одноклассник/однокурсник. Также возможны друзья, соседи. И конечно, необходимо пообщаться с членами семьи (особенно если работа предполагает большое количество поездок и совместных выходов в свет).

Также на этом этапе можно провести проверку посредством службы безопасности, а также психологические тестирования, полиграф. Следует помнить, что детектор лжи не всегда выдает истину, а вот потерять ценного топа благодаря неверно составленным вопросам, неправильной интерпретации и повышенному вниманию к несущественным моментам можно. И конечно, кандидата необходимо предупреждать заранее о таком виде тестирования.

Финальные переговоры и заключение контракта

Очень волнующий всех этап — это финальные переговоры и заключение контракта с кандидатом. Здесь консультант помогает решить деликатные проблемы.

Так клиенту, например, может оказать помощь в разработке Job Offer (предложения о работе) с учетом пожеланий и клиента, и кандидата. Консультант также может участвовать в регулировании компенсационного пакета, поскольку в идеале имеет доброжелательные отношения с обеими сторонами и на обе стороны может влиять.

Кроме того, пройдя такой большой консультант должен знать, что кандидату может поступить контрпредложение со стороны нынешнего работодателя — увеличение зарплаты, изменение графика, дополнительные бонусы и т.п. И тут консультант должен напомнить, почему кандидат вообще решился на предложение вакансии и не стоит идти на поводу у текущего работодателя.

Follow-up

Важный момент с точки зрения профессиональной этики и дальнейшего поддержания отношений — это follow-up или отслеживание судьбы трудоустроенного кандидата в компании. Причем обратную связь надо получать и от клиента, и от сотрудника. Как правило, гарантийный срок работы консультанта — год. За это время нужно связываться для получения обратной связи через 1, 3, 6 и 12 месяцев.