Как избавиться от хаоса, или тайм-менеджмент для всех

Тайм-менеджмент — это то, чем интересуются, пожалуй, все без исключения: бизнесмены, студенты, молодые мамы, работники и творческие люди всей мастей. Еще бы! Ведь нужно успевать не только работать эффективно, находясь на своем рабочем месте, но и уделять внимание семье, друзьям, любимым хобби и при этом вести более или менее приличный быт.

В этой публикации делюсь заметками после прочтения книги Яны Франк «Муза и чудовище. Как организовать творческий труд». При применении этих советов времени в сутках станет значительно больше:

  1. вести списки дел и делить их на два вида: те, что делаются в рабочее время, и те, что в нерабочее;

  2. рутины — то, что делается без эмоций, то делается легко и быстро. Ненавистные дела надо превращать в рутины;

  3. если какое-то дело вызывает раздражение, значит, скорее всего, его выполнение организовано неоптимально;

  4. отдельно — список важных мелочей. Мелочь — если все готово для исполнения дела + занимает не более 15 минут. В противном случае — в список больших дел;

  5. учитывать наличие «айсбергов» и «болот» — айсберги занимают больше времени, чем предполагалось (уборка), болота — засасывают (почта, видеоролики);

  6. некоторые мелочи вовсе не мелочи, но их можно разбить на несколько простых задач (например, при оформлении паспорта: анкета, фото, отправка);

  7. при наличии огромного числа крупных планов-проектов — выбрать 2-3 основных и заниматься ими. Остальные — когда будут сделаны эти 2-3;

  8. режим 45/15 — 45 минут работы, 15 отдыха. В качестве отдыха могут быть мелкие дела, рутины. В общем, любая смена деятельности. Если кажется, что даже при смене деятельности на 15 минут отдыха нет (усталость, ощущение опустошенности после рабочего дня), значит, скорее всего, задания расставленные в ряд не слишком разные (например, работники интеллектуального труда могут в 15 минут перерыва играть в «глупые» стрелялки-гонялки-бродилки, а не читать интеллектуальные статьи);

  9. иметь стратегический план — обязательно записывать, что именно делается в том или ином случае. Если по плану написание статей — нужен список тем статей (чтоб в назначенный час не вспоминать, о чем же хотелось написать), написание кода программы — список задач, которые надо решить этой программой и т.д. Принцип тут ясен (стратегический план = перечисление шагов по пути к достижению цели);

  10. плюсы предварительного составления стратегического плана — возможность увидеть подводные камни (дополнительные шаги и этапы); представление о том, сколько времени это займет;

  11. если при составлении плана видно, что он слишком объемный и нереализуемый, надо сначала упростить все, что можно упростить без потери смысла и качества, а затем — если план все еще остался слишком объемным — либо увеличить количество времени (конечный срок, выделенный на него), либо отказаться вообще;

  12. обратное планирование — полезно тогда, когда нельзя начать  делать следующую задачу, не выполнив предыдущую. Для этого надо поставить конечную цель и начать «распутывать клубок». Тогда ни одно дело, от которого зависят остальные задачи, не будет упущено. В этом случае придется тратить время не только на планирование и записи, но, возможно, и на поиск информации и ее анализ. И когда уже все задачи известны, можно заниматься более точным планированием с датами;

  13. чтобы спокойно проработать 45 минут по схеме 45/15 надо говорить коллегам о том, что выслушаете/поможете/поговорите/поучаствуете через 15-30 минут (сколько там осталось до конца периода). А также использовать планировщик задач — таск-менеджер. В нем проставляются задачи, есть возможность добавить/пометить выполненной задачу, а также задать приоритет. Это диспциплинирует и вас как работника, и коллег, которые хотят отвлечь, но могут увидеть вашу загруженность, и начальников, которые могут увидеть, что вы «зашиваетесь» в приоритетных задачах, и передать задачу вашему более свободному коллеге.

Ну а тем, кто хочет подробностей и более глубокого понимания логики этих советов рекомендую прочитать книгу.

2016-01-24, Anny (обновлено 2016-01-31)